Udalak bere eginkizuna burutzean sortu eta jaso duen dokumentu multzoa da udal artxiboa. Udalaren jardueraren erregistroa gordetzea du helburu, eta dokumentu historikoekin lotzeko joera dagoen arren, garai batekoak nahiz gaur egungoak gordetzen dira. Hain justu, gordetzeko eran aldaketa prozesua bizi dute artxiboek, sortzen diren dokumentuak elektronikoak diren garaian artxiboak ere elektroniko bilakatuko baitira.
Guadi Larrarte Tolosako Udal Artxiboko artxibozainak 30 urte bete berri ditu zeregin horretan. Argi du artxiboek betetzen duten funtzioa: «Udalaren lanaren isla dira». Dokumentuak, izan idatzizkoak nahiz ikus-entzunezkoak, batu, zaindu, antolatu eta zabaltzea da artxiboaren egitekoa, batetik, lekukotasuna gera dadin, eta bestetik, informazioa erabilgarri izateko. Informazio hori udalak berak, edota edozein herritar edo ikerlarik erabili dezake. «Herritarren beharrei erantzutea da xede nagusietako bat; herritar asko etxebizitzetako planoen bila edota errolda zaharren bila etortzen dira adibidez, eta baita zerga zaharrak kontsultatzera ere», dio Larrartek. Norberari dagozkion kontsultez gain herriari berari dagozkionak ere egin daitezke: «Herriko hirigintzari dagokion guztiari buruzko kontsultak izan daitezke; esaterako, Plaza Berriko kioskoa zein urtetan eraitsi zen jakin nahi badugu, edota zubi bat noiz eta nork eraiki zuen».
Edonor joan daiteke, beraz, udal artxibora kontsultak egitera, baina, horiek, beti ere, datuen babeserako legeak bermatzen duen heinean egin daitezke. «Gauza orokorrak edo publikoak kontsultatu daitezke, baina, pribatuak ez». Hala ere, hori oso gutxitan gertatu ohi dela dio artxibozainak, normalean jendeak bere etxeari dagozkionak eskatzen baititu.
Artxiboaren egoitza
Erakunde guztiek, txiki nahiz handi, dute artxiboa. Tolosako Udalaren kasuan, Aranburu jauregiaren azken solairuan dago kokatuta, baina, ez du beti kokagune bera izan: «1996. urtetik dago Aranburun. Aurretik, udaletxe zaharreko azken solairuan zegoen, eta Gorosabelen ere egon zen udaletxea berritzen egon ziren bitartean». 1672. urtetik, udalak egoitza izan duenetik udaletxean kokatu da artxiboa. «Eta, horren aurretik, hiru giltza zituen armairuan, eta hori ez dakit Andia jauregian edo alkatearen etxean ote zegoen», dio Larrartek.
Egoitza batetik bestera gordetzen eta zaintzen joan diren dokumentuetan zaharrena 1281. urtekoa da. «Tolosa 1256. urtean sortu zen, eta herri karta ez badugu ere, haren konfirmazioa da dugun dokumentu zaharrena», zehaztu du. Dokumentu hori historikoa da, 50 urte baino gehiago dituzten guztiak bezala. «Behin dokumentuak historikoak direnean udala behartuta dago horiek gorde eta zaintzera, ondarea direlako». Baina, ez horiek bakarrik, berriak ere, administratiboak, gordetzera behartuta dago: «Ez dago guztiak gorde beharrik, ezarrita dago zeintzuk gorde behar diren, beraz, horren arabera xahuketa egiten dugu».
Guadi Larrarte: «Artxibozainon lan egiteko modua asko aldatuko da; praktikotik gehiago eta xarmatik gutxiago izango du gure lanak»
Artxibo historikoaren kasuan, dokumentu guztien inbentarioa egina dago, eta horietako asko digitalizatuta ere badaude. Pandemia garaia eduki asko herritarrei erakusteko baliatu dutela azaldu du Tolosako artxibozainak: «Prentsa historikoa edota orain arte jarri gabe genituen beste hainbat kontu web orrian jarri ditugu herritarren eskura». Dena den, zalantza du eduki horiek guztiak digitalizatu beharrarekin. «Une honetan eduki asko dugu digitalizatuta, baina, udaleko aktak, argazkiak... horiek guztiak web orrian izateak pisu handia hartzen du, eta gainera, ez dugu baliabiderik horretarako. Helburua zerbitzu ona ematea da, baliabideak modu arrazional batean erabiliz. Guztia kontsultatzeko moduan jarri bai, zer dagoen eta zer ez ikusteko, baina nik baloratu egingo nuke eskuragarri zer jarri behar den».
Zalantza ugari
Artxibo historikoa itxia edo ia itxia dela esan daiteke. Aldiz, gainerakoa, etengabe sortzen doa, beraz, ezin da jakin zenbat handituko den. Garai batean horren arazoa lekua izango litzateke, sortu diren eta sortuko diren dokumentuak gordetzeko adina toki izateak, alegia. Etorkizunean, baina, toki fisikoarena ez da arazo izango, dokumentu elektronikoak beste modu batera gordetzen baitira.
Une honetan, artxibo elektronikorako trantsizioan daudela dio Larrartek: «Hanka bat lehengo izapidetzeko eran dugu, eta bestea oraingo sistema berrian, dokumentazio elektronikoan, alegia». Paperean zeudenak digitalizatzen zituztenean bi helbururekin egiten zuten: «Batetik segurtasunerako, kopia bat edo bi edukitzeko, eta bestetik, erabiltzean ez hondatzeko; originala gorde egiten genuen, eta erakusteko kopia erabiltzen genuen, bereziki asko erabiltzen diren dokumentuekin». Orain baina, digitalizazioa esatean, ez da digitalera pasatzea izaten, baizik eta digitalean sortzea; «ez dugu kopia bat egiten, baizik eta digitala da originala».
Beraz, dokumentu asko, baina ez guztiak, zuzenean digitalean sortzen dira, eta ez dago horiek paperera pasa beharrik. «Artxiboa kudeatzeko beste era bat sortu zaigu, guretzat oso berria da oraindik, eta ikasten ari gara». Zalantza asko sortzen ari den prozesua dela dio, eta horietako bat dokumentuen originaltasuna bermatzearena da. Artxibo historikoan nahiz administratiboan dokumentuak originala izateko baldintza batzuk bete behar zituen, eta orain, dokumentu elektronikoarekin ere gauza bera bermatu behar da. «Dokumentuek zigilua behar zuten orain arte benetakoak eta originalak zirela egiaztatzeko. Dokumentu elektronikoen kasuan, sinadura elektronikoarekin batera, hainbat atal beteta izan behar ditu berme hori izateko». Gainera, dokumentu elektronikoak berarekin beteta izango dituen atal horiek guztiak elkarreragingarritasunaren ezaugarria ere bete beharko du: «Erakunde bakoitzak ezin du bere sistema erabili dokumentu elektronikoak artxibatzean, guztiek irizpide berdinak erabili behar dituzte, bestela ezinezkoa da artxiboak bata bestarekin lotuta egotea».
Lan egiteko moduan aldaketa
Aro digitalean murgiltzeak aldaketa sakona egitea suposatu du hainbat arlotan, eta berdin gertatu da erakundeetan, eta horiei lotutako artxiboetan ere. Lan egiteko filosofia goitik behera aldatu dela dio Guadi Larrartek: «Artxibozainentzat oso agerikoa da aldaketa, izan ere, euskarri fisikoekin lan egitetik euskarri digitalera pasako gara, horrek guztiak esan nahi duen aldaketarekin. Paperezko dokumentuekin bezala sinadura duen eta originala izateko bestelako ezaugarri guztiak betetzen dituen egiaztatu beharko dugu artxibatu aurretik, baina, orain beste formatu batean, eta pantailaren bitartez». Ondorioz, artxibozainaren lanak «praktikotik gehiago eta xarmatik gutxiago» izango duela dio.
Dena den, trantsizio horretan daudela dio, «oso motel» baitoa, eta oraindik paperak hor jarraituko duela argi du. «Erakunde publiko batzuk behartuta daude legez guztia elektronikoan egiteko, baina, herritarrei paperean egiteko aukera ematen zaie. Hori bai, ez dakigu noiz arte izango den horrela».
Artxibo elektronikoa sortzeko fasean daude orain. «Dagoeneko ari gara izapidetzeak egiteko aplikazio batekin lanean, eta horrek dokumentuei beharrezko sinadura eta gako guztiak gehitzen dizkio dokumentu elektronikoa izan dadin, eta artxibatzeko moduan gera dadin». Ondoren, bigarren aplikazio bat beharko litzateke dokumentu horiek guztiak kudeatzeko. «Oraingoz bigarren aplikazio horren esperoan gaude, baina, gauza asko lotzeko daudenez, itxaron egin beharko da». Tolosako Udal Artxiboan modu berriari egokitzeko lanean ari direla dio artxibozainak, baina, «borondate guztia jarrita ere», horrelako aldaketak asko kostatzen direla onartzen du.